회사 이동 메모 작성 방법

회사가 움직이고 있으며 이제 직원들에게 그 말을 전파해야합니다. 메모를 쓰는 것은 메시지에 올바른 "얼굴"을 붙이면이 뉴스 게시판을 알릴 수있는 좋은 방법입니다. 다시 말해서, 큰 숙소에서 작은 스위트 룸으로 옮기더라도, 당신의 임무는 미래에 대한 긍정과 낙천주의를 전달하는 것입니다. 이것은 사실을 퍼지해야한다고 말하는 것은 아닙니다. 그렇게하면 신뢰를 해칠 수 있습니다. 그러나 직원들이 회사 문서를 면밀히 검토하지 않으면 매우 신중하게 읽는 경향이 있으므로 메모가 사실적이고 정보 적이며 낙관적인지 확인하십시오.

Arial, Verdana 또는 Times New Roman과 같이 메모에 대해 읽을 수있는 전문 글꼴을 선택하십시오.

"To :" "From", "Date"및 "Subject"의 4 부분 표제를 별도의 줄에 작성하십시오. 거기에 포함 된 정보가 모든 종업원에게 영향을 줄 것이라는 의심의 여지가 없으므로 "종업원"줄 뒤에 "모든 종업원"이라고 씁니다.

삼.

기껏해야 4 단락 메모를 작성할 준비를하십시오. 일반적으로 메모는 한 페이지가 넘지 않아야합니다. 첫 번째 단락을 주제의 소개로 바꿔라 : 이동 그 자체. 예를 들어 다음과 같이 말할 수 있습니다. "알고 계시 겠지만 ABC는 소규모 사무실 공간으로 이동하는 데 관심이있었습니다. 특히 경제 침체로 인해 운영비 절감 방법을 찾았 기 때문입니다."

두 번째 단락을 이동에 대한 정보로 바꿔 직원이 가장 관심을 가질만한 정보와 작업 수명에 가장 큰 영향을 줄 수있는 정보를 예상하십시오. 예를 들면 다음과 같이 말할 수 있습니다. "우리 빌딩의 3 블록 떨어진 123 Commerce Blvd.에 한 세트의 사무실이 있음을 알려 드리겠습니다. 우리는이 움직임이 7 월 1 일부터 단계적으로 진행될 것으로 예상한다. 7 월 31 일까지 완료되어야한다. 우리는 현재 움직이는 일정에 대해 열심히 일하고 있으며 세부 사항이 마무리되면 즉시 알릴 것이다. "

가능하다면 직원들에게 새로운 사무용품을 보도록 권유하십시오. 이 제스처는 두려움과 변화에 대한 사람들의 자연스런 불안을 완화하기위한 먼 길을 가야합니다. 메모의 세 번째 단락에서 예를 들어 다음과 같이 말할 수 있습니다. "그동안 새 사무실에서 열리는 6 월 22 일 금요일과 금요일에 열린 일련의 공개 행사에 참석하시기 바랍니다., 29, 오후 5시에서 8 시까 지 전채, 청량 음료 및 맥주와 와인이 제공됩니다. "

긍정적이고 미래 지향적 인 메모를 작성하여 직원들에게 이러한 변화가 협상 할 수없는 것임을 미묘하게 상기시키는 것 : "우리는 변경이 어려울 수 있고 직원들이 직장에 첨부 파일을 만들었다는 것을 알고 있습니다. 이것은 예상된다. 그러나 우리는이 비용 절감 조치가 서비스 및 인력 배치와 같은 더 심각한 삭감을하지 못하게 할 것이라고 확신합니다. 이런 변화가 ABC 방송사의 새롭고 역동적 인 장의 시작을 알리고 헌신적 인 가치를 지닌 직원들의 장기적인 보안을 확보하게 될 것이라고 확신합니다. "

"From"줄 다음에 이니셜에 서명하십시오. 메모에는 대개 전체 서명이 포함되지 않습니다.

적절한 당국에서 귀하의 메모 승인을 구하십시오. 최소한 신뢰할 수있는 동료에게 내용, 어조와 철자 및 문법에 대한 메모를 검토하도록 요청하십시오.

메모를 일반 회사 채널을 통해 배포하십시오. 일부 회사는 직원이 집결하는 곳 (예 : 점심 식사 공간)에 메모를 게시합니다. 이 메모에는 그러한 중요한 정보가 포함되어 있기 때문에 각 직원 사서함이나 봉급 수표에도 사본을 보관할 수 있습니다.

팁

귀하의 발표가 직원들에게 충격이되지 않는다고 가정하는 것이 안전합니다. 결국 많은 회사의 직원들이 정확하고 부정확 한 정보를 누설하고 퍼뜨리는 경향이 있습니다. 이것이 발표에 긍정적 인 "회전"을 두는 것이 현명하다는 또 다른 이유입니다.
직원이 세부 사항을 최신 상태로 유지하는 것과 같이 메모에 약속을 지키십시오.
예산이 허락한다면 직원에게 "ABC Company on the Move"티셔츠를 인쇄하여 배포하십시오. 그것은 좋은 홍보이며, 움직임에 대한 흥분을 구축하는 데 도움이됩니다.