복사본으로 비즈니스 문자 서식을 지정하는 방법

사본이 포함 된 비즈니스 서신은 잘 정리되어야합니다. 편지의 정보가 간결해야 할뿐만 아니라 첨부 된 사본은 편지의 표시에 따라 명확하고 라벨이 붙어서 정리되어야합니다. 이 조직화 된 형식은 독자가 정리되지 않은 경우 편지의 순서를 재구성 할 수 있도록합니다.

1.

워드 프로세싱 소프트웨어를 사용하여 간단히 포맷팅 프로세스를 수행하십시오. 문자의 모든면에 1 인치 여백을 만듭니다. Arial 10 또는 New Times Roman 12와 같이 읽기 쉬운 글꼴을 선택하십시오. 오른쪽 여백에 비즈니스 서신의 각 섹션을 시작하십시오. 각 섹션 사이에 이중 간격을 포함하십시오.

2.

편지지에이 정보가없는 경우 회사 이름, 주소 및 연락처 정보가 들어있는 헤더를 포함하십시오.

삼.

수신자의 전체 이름과 주소 (내부 주소라고도 함)를 나열하십시오. "Mrs."또는 "Dr."와 같은 수신자의 공식 제목을 포함하십시오. 미국 우체국 형식 지침에 따라 모든 주소 정보를 축약하십시오.

4.

편지를받는 사람이 확실하지 않은 경우 "친애하는 Mr. Smith"와 같은 전문적인 인사말을 포함 시키거나 단순히 "우려 할 수있는 사람에게"를 기재하십시오. 콜론 (:)으로 인사말을 따르십시오.

5.

비즈니스 서신의 시체를 만듭니다. 간결하고 정확한 정보를 제공하십시오. 서신에 전문적인 어조를 유지하고 모든 주장을 뒷받침하는 사실이나 문서를 제공하십시오. 첫 번째 단락의 주요 요점을 소개하고 추가 단락을 사용하여 요점을 설명하십시오.

6.

"Thank you"또는 "Sincerely"와 같은 전문적이고 정중 한 마감으로 편지를 마감하십시오. 닫는 것의 첫 번째 단어에만 대문자를 포함하십시오. 즉, "진실하게 당신의 것"을 입력하고 쉼표로 닫습니다. 닫은 후 줄에 포함하고 인쇄 된 서명을 입력하십시오. 이것은 닫히고 인쇄 된 서명 사이에 서면 서명을위한 충분한 공간을 제공합니다.

7.

비즈니스 서신에 첨부 할 모든 사본 또는 문서를 인클로저로 지정하십시오. "인클로저"를 입력하고 사본 수를 포함하십시오. 유형 "인클로저 : 5, 예를 들어, 비즈니스 편지가 편지와 함께 5 부 또는 문서를 포함하는 경우. 각 사본에 라벨을 붙이거나 번호를 매기고 편지 뒤에 붙여 넣으십시오.