레코드 저장소 시스템을 구축하는 방법

기록 저장 시스템을 구축하려면 현재 회사 관행과 실행 가능한 계획을 철저히 검토해야합니다. 종이없는 전자 시스템을 구축하든 종이 레코드를 사용하여 시스템을 작성하든 동일한 프로세스를 사용합니다. 여기에는 논리적 인 조직 원리를 적용하는 것이 포함됩니다. 적절한 부서 또는 범주는 효율적이고 효과적인 시스템의 핵심 요소입니다.

레코드 저장소 시스템 만들기

1.

회사에서 저장하려는 레코드와 현재 레코드 컬렉션 및 저장 방법을 검토하십시오. 구성 할 자료를 간략히 설명하는 작은위원회를 구성하십시오. 모든 기록을 포괄하는 데 필요한 범주를 작성하십시오.

2.

직원이 이해할 수있는 범주로 문서를 구성하십시오. 하나의 카테고리에 대한 주요 기준은 다른 카테고리와 겹치지 않는다는 것입니다. 주요 카테고리가 고객 인 경우 각 고객 또는 호환 가능한 고객 그룹은 하위 카테고리로 사용해야합니다. 제품 또는 공급 업체 레코드는 서로 다른 범주에 있어야합니다. 각 카테고리 및 하위 카테고리 내에서 개별 레코드는 제목, 시작 날짜 또는 완료 날짜, 부서 또는 검색을 편리하고 일관성 있고 효율적으로 만드는 기타 방법으로 사전 순으로 정렬 할 수 있습니다.

삼.

시스템을 설명하는 교육 자료를 직원에게 준비하십시오. 기록 저장 및 검색의 절차와 이점을 설명하는 교육 프로그램을 실시하십시오. 기록을 수집, 파일 및 배포하는 작업을하는 모든 레코드 처리기에 특히주의하십시오. 시스템이 설치된 후 질문을받는 단위 감독자 등이 있습니다. 개발 팀 구성원을 사용하여 문제점을 정정하거나 더 쉽고 효율적으로 사용할 수 있도록 변경 사항을 시스템에서 모니터링 할 수 있도록하십시오.

4.

백업 시스템이없는 파일링 시스템은 완전하지 않거나 안전하지 않습니다. 기업은 데이터를 잃어 버렸을 때 막대한 재정적 손실을 입거나 사업을 포기했습니다. 중요한 기록의 경우 중복 된 기록을 작성하여 안전하고 내화되지 않는 외부 장소에 파일을 보관할 수 있습니다. 또 다른 대안은 중요 데이터를 전자적으로 스캔하여 파일을 오프 사이트 온라인 저장 장치로 전송하는 것입니다. 데이터 프라이버시가 문제가된다면 파일을 자신의 드라이브에 백업 할 수 있습니다.이 드라이브는 안전한 오프 사이트 위치에 보관됩니다.