전자 통신 프로토콜

기술 발전은 기업이 내부적으로나 외부 적으로 의사 소통하는 방식을 혁신적으로 변화 시켰습니다. 여러면에서 이메일, 문자 메시지 및 인스턴트 메시지를 통한 의사 소통은 효과적이고 안정적인 정보 교환을위한 채널을 열어줍니다. 그러나 속도로 인해 통신 과부하, 오 통신 및 개인 정보 침해가 발생할 수 있습니다. 전자 통신 프로토콜을 만들면 이러한 일반적인 문제가 완화됩니다.

표준 프로토콜 만들기

전자 통신을위한 모범 사례를 설명하는 직원을위한 지침서를 작성하십시오. 전자 메일을 다른 당사자에게 전달하고, 회사의 다른 사람들에게 전자 메일 통신 사본을 참조로 보내고, 특히 전자 메일로 수신자를 숨은 참조로 복사하는 것이 적절하지 않은 상황을 정의하십시오. 민감한 성격. 직원들이 업무 기능에 중요하지 않은 전자 통신을 샅샅이 뒤지며 보내는 시간을 줄입니다.

서식 및 제목 줄

전자 통신 형식에 대한 표준 프로토콜을 정의하십시오. 짧지 만 기술적 인 제목과 이름, 직위 및 연락처 정보가 포함 된 표준 서명란을 사용하도록 권장하십시오. 서식은 공통 글꼴 및 크기 여야합니다. 모든 대문자, 정교한 글꼴, 색 또는 매우 작거나 큰 포인트 크기의 텍스트 사용을 금지하십시오.

이메일 내용 제한

내부적으로 배포 할 수있는 전자 메일의 유형을 제한하십시오. 직원이 업무와 관련이없는 전자 메일 농담, 링크 및 기타 자료를 교환하는 습관을 갖게되면 기업은 생산성 저하 위험을 감수해야합니다. 직장 동료들간에 적절한 정보 교환으로 간주되는 것에 대한 매개 변수를 설정하십시오.

연구소 모범 사례

직원들에게 전자적으로 의사 소통하는 가장 효율적인 방법을 설명하십시오. 예를 들어, 직원이 쿼리에 응답 할 때 질문에 대한 "예"또는 "아니오"대답으로 응답하지 말고 응답을 자세히 설명하도록 권장합니다. 예를 들어, 관리자가 이사회 회의에 대한 보고서를 제 시간에 완료 할 것인지 묻는 전자 메일을 하위 관리자에게 보냈다면 가장 적합한 응답은 "예, 오늘 오후 3시에 보고서가 수행됩니다"또는 " 내일까지는 해결되지 않을 보고서에 몇 가지 문제가 있으므로 오늘 오후 이사회에 대한보고가 제 시간에 완료되지 않을 것입니다. "이 접근법은 오해 또는 오해를 제거합니다.

적절한 외부 커뮤니케이션 정의

고객, 고객 및 공급 업체와 통신 할 때 직원이 공식 서면 통신에서 사용하는 것과 동일한 전자적 의사 소통과 전문적인 접근 방식을 사용하도록 권장합니다. 여기에는 제목 사용, 표준 비즈니스 열기 및 닫기, 전자 통신에 일반적으로 나타나는 속어 또는 바로 가기 메시징 방지가 포함됩니다. 또한 전달 된 메시지의 목적을 설명하는 설명을 첨부하지 않고 직원들이 이메일을 외부로 전달하지 못하도록하십시오.

텍스트 메시징 프로토콜

스마트 폰이나 다른 전자 장치를 통한 텍스트 메시징은 비즈니스 동료와 의사 소통을하는 간단한 방법입니다. 철자가 정확하고 전문성을 유지하며 개인 정보를 보호 할 수 있도록주의를 기울여야합니다. 전자 메일이 의도 된 수신자에게만 전송되도록 "보내기"를 누르기 전에 수신자를 재확인하고 전자 수단을 통해 기밀 정보, 민감한 정보 또는 독점 정보를 공유하지 마십시오.