효과적인 계약 관리를위한 8 단계

계약 관리에는 공급 업체, 고객, 파트너 및 직원과의 계약을 감독하는 것이 포함됩니다. 판매가 손실 될 수 있고 계약 관리가 열악하여 규정 위반으로 이어질 수 있으므로 효과적인 감독은 매우 중요합니다. 계약을 효과적으로 관리하는 방법을 이해하고 중소기업의 구매 프로세스를 크게 개선 할 수 있습니다.

정위

회의는 계약 관리 업무를 수행하는 부서와 계약 관리 프로세스의 영향을받는 부서에서 수행해야합니다. 회의에서 계약 관리의 이유는 프로그램이 고위 경영진에 의해 완전히 보증된다는 사실과 함께 설명되어야합니다. 가능한 경우 고위 경영진이 회의를 이끌어야합니다.

계획

조직의 영향을받는 모든 부서가 계약 관리에 비용 효율적인 방법을 제공하는 데 초점을 맞추는 계약 관리 시스템을 구현하기위한 포괄적 인 계획을 개발해야합니다.

인원

조직의 한 사람에게 계약 관리 책임을 할당해야합니다. 이것은 종종 구매 관리자입니다. 계약 관리 시스템을 구현하기위한 프로젝트 계획은 시스템이 적시에 예산에 맞춰 올바르게 구현되는지 확인한 책임이있는 사람이 개발해야합니다. 계획은 수행 할 작업, 작업을 책임지는 담당자 및 완료 예정일을 지정해야합니다.

방법

계약 관리 프로세스를 문서화하면 회사의 모든 사람이 동일한 방식으로 계약을 처리 할 수 ​​있습니다. 작업 흐름, 작업 흐름의 각 단계를 완료 할 책임이있는 사람 또는 부서 및 작업 흐름 예외 처리 방법을 지정하십시오.

훈련

계약 관리를 담당하는 부서의 구성원은 회사의 계약 관리 프로세스, 사용 조건 및 기능 지침에 대한 교육을 받아야합니다.

표준

계약 관리 표준을 개발하십시오. 그러한 표준에는 계약의 시작 및 종료 날짜에 대한 정확한 문서를 유지하고 서비스 계약 갱신과 같은 계약 약정의 변경 사항을 지적하면서 완전한 계약 부록을 보관해야합니다.

측정

조직 내의 계약 관리 기능의 효과를 측정하고 평가하기위한 메트릭스를 수립하십시오. 이러한 측정 기준에는 계약 준비의 정확성과 필요한 경우 계약을 검색하고 참조하는 시간이 포함됩니다.

감사

계약 관리 기능은 참조 용 감사 체크리스트를 사용하여 주기적으로 감사해야합니다. 체크리스트는 감사 할 대상과 계약 감사 표준을 준수하는 예상 결과를 구체적으로 검사 할 대상을 지정해야합니다.