비영리 단체에 대한 문서 보존 및 폐기 정책

포괄적 인 문서 보존 및 폐기 정책은 단순한 건전한 비즈니스 관행 이상입니다. 또한 비영리 단체가 연방 및 주 법률 및 권고를 완전히 준수하도록하는 것이 중요합니다. 일부 비영리 단체는 혼란스러운 전망입니다. 국세법 (State Revenue Service)은 주법이 다양하기 때문에 불확실성이 존재하며, 국세청 (Internal Revenue Service)은 문서 보존 문제를 해결하기 위해 비영리 사업을 요구하지는 않으나 2002 년 사베 인 - 옥 슬리 법 (Sarbanes-Oxley Act)은 수많은 조항 중 비영리 단체만을 대상으로하고 있습니다.

사베 인 - 옥 슬리 법 조항 1102

사베 인 - 옥 슬리 법 (Sarbanes-Oxley Act) 제 1102 조는 공식 조사에서 검토되거나 검토 대상이 될 수있는 문서의 폐기를 특별히 금지합니다. 그러나 문서 또는 보존 일정과 관련된 세부 사항은 포함하지 않습니다. 가장 좋은 아이디어는 문서 보관 및 파기 정책을 작성하기 전에 비영리 변호사와 상담하는 것입니다. 변호사는 Sarbanes-Oxley Act와 관련된 정보를 제공 할뿐만 아니라 해당 주에서 적용될 수있는 법률과 관련된 정보를 제공 할 수 있습니다.

문서 보존 정보

정책 지침은 전자적으로 저장된 문서 및 정보 (전자 메일 포함)의 하드 카피와 관련되어야합니다. 일반적으로 3 년에서 영구 보존까지 걸리는 보존 기간은 주로 문서에 저장된 정보의 유형과 중요성에 따라 다릅니다. 예를 들어 일반 서신, 자원 봉사자 기록, 고용 신청서 및 구매 주문에 대한 보존 일정은 일반적으로 4 년을 넘지 않습니다. 회계 기록, 은행 잔고 증명서, 청구서 및 기부 서류는 일반적으로 10 년간 보관해야합니다. 정관, 보험 서류 및 세금 서류는 영구 보존되어야합니다.

사업 기록의 폐기

법률 및 권장 사항을 준수하는 혼란스러운 측면은 문서 보존과 관련된 많은 정보가 있지만 문서 폐기와 관련하여 사용할 수있는 정보가 훨씬 적다는 것입니다. 대신, 보호받는 의료 정보의 처리를 위해 보건 복지부가 제공 한 지침에 의존하고 지침을 포함하십시오. 예를 들어, 문서의 하드 카피를 본질적으로 읽을 수없고, 해독 할 수 없으며 처분하기 전에 재구성 할 수 없도록해야 함은 물론, 쓰레기통과 재활용 쓰레기통은 대중이 접근 할 수없는 곳에 위치해야한다는 지시문을 포함 시키십시오. 또 다른 옵션은 처분 업체와 계약하는 것입니다. 전자적으로 저장된 정보를 삭제하기위한 지침에는 특수 소프트웨어를 사용하여 데이터를 덮어 쓰거나 제거하거나 데이터가 저장된 미디어를 파괴하는 작업이 포함될 수 있습니다.

문서 보존 및 삭제 정책 만들기

포괄적 인 정책은 정책의 목적, 목표 및 목표를 식별함으로써 시작됩니다. 정의 섹션에서는 정책이 관련된 문서의 유형을 명확히 식별하고 "문서", "파쇄"및 "삭제"와 같은 공통된 용어를 정의합니다. 다음으로 추가 섹션에서는 문서 레이블 지정 및 저장에 대한 기대치를 설정하고 오래된 정보를 검토하고 파괴합니다. 마지막 절에서는 문서 초안을 다루는 절차를 설명하고 설명합니다. 대부분의 직원은 자세한 정보를 위해 직원이 참조 할 수있는 테이블을 포함시켜 정책 정보를 요약합니다.