조직의 기록 보관소의 의무는 무엇입니까?

산업에 관계없이 모든 규모의 조직은 다양한 문서를 유지해야합니다. 법인 기록과 세금 계산서와 같은 재무 제표는 회사가 지역 및 연방 법률을 준수하도록 유지되어야합니다. 탁월한 고객 서비스를 제공하려면 고객 연락처 및 구매 정보를 유지해야합니다. 또한 이전의 성공에 대한 개발 연구 및 문서화가 기록되어 회사는 자신이 만든 유산을 구축 할 수 있어야합니다. 사서라고도하는 아키비스트는 이러한 전자 및 하드 카피 문서 각각을 편집하고 유지 관리하는 책임을 맡은 개인입니다.

문서 저장

각 조직에는 레코드를 저장하는 고유 한 방법이 있습니다. 많은 조직이 서류 작성을 위해 노력하고 있습니다. 이러한 환경에서 아키비스트는 모든 실제 문서를 스캔하여 컴퓨터 파일로 변환합니다. 이 파일들은 디스크, 하드 드라이브 또는 CD-ROM에 저장됩니다. 다른 회사는 모든 서류 기록을 파일 캐비닛과 서랍에 보관하기로하는 모든 전자 기록 유지 방법을 피합니다. 조직이이 시스템을 선호하는 경우 아키비스트가 외부 파일 저장 시설 서비스를 사용하여 안전하게 보관할 파일을 저장하는 것은 흔한 일입니다. 조직이 선호하는 방법이 무엇이든, 아키비스트는 필요할 때 액세스 할 수 있도록 저장된 모든 문서의 위치를 ​​세 심하게 문서화해야합니다.

레코드 액세스

아마도 조직의 아키비스트에게 주어진 가장 큰 책임 중 하나는 기록에 대한 액세스 모니터링입니다. 대부분의 경우 어떤 문서에 누가 액세스 할 수 있는지에 대한 특정 규정이 있습니다. 예를 들어, 공공 도서관의 컬렉션에있는 많은 항목은 요청한 사람이 액세스 할 수 있습니다. 그러나 정부 기관에서는 특정 보안 허가를 유지하는 사람에게만 접근이 제한 될 수 있습니다. 아키비스트가이 문제에 관한 고용주의 정책을 명확히 이해하고 완벽하게 준수하는 것이 중요합니다.

교육 의무

그가 일하는 조직의 유형에 따라 아키비스트는 내부 및 외부 공동체를위한 교육자로 봉사 할 수 있습니다. 예를 들어, 한 박물관 내의 아키비스트는 강연을 제공하고 방문객에게 아카이브의 성격을 설명하기위한 브로셔 및 팜플렛과 같은 교육 자료를 만들 수 있습니다. 영리를 목적으로하는 사업에 대한 기록 보관 인은 마찬가지로 회사 오리엔테이션 과정을 거치는 신입 사원에게 회사의 역사와 문화에 관한 정보를 제공 할 수 있습니다. 또한 그는 언론 매체의 주제 전문가로서 회사의 자료실에 보관 된 문서에 관한 요청 된 정보를 제공 할 수도 있습니다.