공식 비즈니스 메모 작성 방법

업무 메모는 부서 또는 회사의 여러 사람에게 중요한 정보를 신속하게 전송하는 데 유용합니다. 메모는 직원들에게 새로운 정책을 알리고 중요한 정보를 발표하며 프로젝트에 대한 세부 정보를 제공하거나 직원들에게 마감 시간을 알려줍니다. 메모의 주제는 다양하지만 모든 비즈니스 메모는 동일한 기본 형식을 따릅니다.

메모 줄 및 머리글

"메모"또는 "메모"라는 단어를 입력하고 페이지 상단에 가운데에 맞 춥니 다. 메모 줄 앞에 두 줄의 페이지 왼쪽 위에 머리글 블록을 시작하십시오. 첫 번째 줄에 "받는 사람 :"을 입력하고 각받는 사람의 이름과 직업 타일을 나열하십시오. Purdue Online Writing Lab은 직접 본인을 볼 때 닉네임으로 수령인에게 주소를 지정해도 메뉴에 전체 이름을 사용하도록 권장합니다. "From :"이라는 줄을 따라 이름과 직책을 입력하십시오. 다음 행에 "Date :"및 현재 날짜를 입력하십시오. 제목 세그먼트는 헤더의 네 번째 줄과 마지막 줄에 있습니다. "제목 :"을 입력 한 다음 제목에 대한 간단한 설명을 입력하십시오. 피사체를 가능한 한 직접 만들면받는 사람이 메모를 읽을 가능성이 높습니다. "Jupiter Project Deliverables Schedule"은 "Jupiter Project"보다 많은 주목을 받게 될 것입니다. 특히 수령자가 프로젝트에 대한 많은 메모를받는 경우 더욱 그렇습니다.

열리는

오프닝은 메모의 이유를 간략하게 설명합니다. 첫 번째 행은 "목성 프로젝트의 첫 번째 단계는 이달 말까지 완료 될 것입니다. 우리가이 목표를 달성하기 위해서는 작업의 상태를 알아야합니다. "이 절에 메모를 짧게하십시오. 메모의 이유를 간략하고 간결하게 설명해야합니다. 오프닝이 길거나 애매한 경우 독자가 메모의 주요 섹션으로 이동하지 않을 수 있습니다.

메인 블록

메모의 주요 블록은 시작시 펼치며 시작 문장을 지원하는 추가 정보를 포함합니다. 매튜 더블유 포드 칼리지 오브 비즈니스 (Matthew W. Ford College of Business)는 큰 텍스트 블록을 피하고 수령인이 알아야 할 정보를 요약하기 위해 단일 문장이나 구를 사용하도록 권장합니다. 메모의 주요 블록에는받는 사람에게 할당 된 각 작업을 나열하고 각 작업의 진행 상황을 업데이트하도록 요청하는 문장이 포함될 수 있습니다. 수신자에게 도움을 요청하여 메모를 끝내십시오. 질문이나 우려 사항이 있으면 귀하에게 연락하도록 요청하십시오. "Attached :"를 입력하고 첨부 파일에 대한 간단한 설명을 포함하여 첨부 할 수있는 모든 문서에 수신자에게 경고합니다.

형식 및 스타일

Times New Roman, Arial 또는 Calibri와 같이 읽을 수있는 12 포인트 글꼴을 사용하십시오. 3 ~ 5 문장 길이의 단락을 작성하십시오. 각 단락에 단 하나의 아이디어가 포함되어 있는지 확인하십시오. 메모를 한 페이지로 제한하십시오. 메모가 길면받는 사람이 첫 번째 페이지를 읽지 못할 수 있습니다. 말하기와 긴 문장을 피하십시오. 메모와 보고서를 혼동하지 마십시오. 메모의 목적은 중요한 정보를 읽을 수있는 형식으로 요약하는 것입니다. 회의 나 보고서를위한 긴 분석이나 철학적 토론을 저장하십시오.