출장 보고서 작성 방법

출장에 관한 보고서를 작성할 때 회사가 귀하에게 보내는 좋은 투자 방법을 강조하십시오. 이것은 장래의 여행이 또한 잘 소비 된 돈이 될 것이라는 것을 관리자에게 확신시키는 데 도움이 될 것입니다. 세미나, 컨퍼런스 또는 전시회에 대한 여행에 대한 보고서를 작성하는 것은 회사 투자에 대한 수익을 보여주는 데 초점을 맞추어야합니다.

여행 보고서의 형식

길고 공식적인 보고서를 작성하지 않는 한 표지 및 목차 페이지와 간부 요약을 건너 뛰십시오. 문서가 몇 페이지에 불과한 경우 메모 형식을 사용하고 날짜, 주제, 이름 및 수신자를 나열하는 표제를 사용하십시오. 섹션 헤드를 사용하여 여행 목적, 개요, 이점, 비용 및 요약과 같은 보고서를 구성합니다.

소개 및 개요

사실을 밝히지 만 지원이나 세부 사항을 제공하지는 않는 개요로 보고서를 시작하십시오. 독자가 여행이 무엇인지, 왜 당신이 보내 졌는지 그리고 예상되는 결과를 알리십시오. 예를 들어, 중요한 고객을 만나고 새로운 고객을 만나고 경쟁을 확인하기 위해 캘리포니아의 무역 박람회에 간다고 써보십시오. 귀하는 비즈니스 워크샵에 참석하여 더 나은 직원을 채용하고, 매출액을 줄이며, 더 나은 혜택 패키지를 개발하는 데 도움이되는 새로운 인적 자원 관행을 배우게 될 것입니다.

보고서 본문

귀하가 어떻게 그곳에 갔는지에 대한 목표를 달성했는지, 또는 어떻게 만났는지에 관해서 이벤트에서 일어난 일을 설명하십시오. 상사에게 부족한 기대치를 말하기를 두려워하지 마십시오. 그렇지 않으면 보고서에서 정보를 의도적으로 남겨 두는 것처럼 보일 수 있습니다. 예를 들어, 트레이드 쇼에 참가하여 유망한 신규 고객을 만날 수없는 경우 오랜 고객과의 관계를 확고히하고 경쟁사에 대한 새로운 정보를 습득하여 더 많은 비즈니스 또는 제품 아이디어를 얻을 수 있습니다.

귀하의 목표 또는 귀하의 회사에 도움이되는 일과 관련된 사건의 구체적인 예를 제시하십시오. 특정 소프트웨어에 대한 지식을 향상시키는 것과 같이 여행에서 얻은 개인적 혜택을 나열하는 대신 이러한 이점이 회사에 도움이되는 방법에 대해 논의하십시오. 예를 들어 회사에서이 기술을 보유하고 있으므로 외부 공급 업체를 고용해야하는 필요성을 줄이는 것이 좋습니다.

여행 하이라이트 요약

요약을 사용하여 기대 이익, 달성 여부, 여행 총 비용, 회사에 대한 예상 재정적 이익 및 미래에 대한 추천을 포함하여 여행의 주요 내용을 요약하십시오. 여행의 이점에 대해 더 구체적 일수록 상사가 투자 수익을 쉽게 계산할 수 있습니다.

경비 보고서 첨부

문서의 세부 정보를 나열하는 대신 비용 보고서를 문서에 첨부하는 것이 좋습니다. 문서에 여행의 총 비용을 포함 시키되 비용 보고서, 숙박비, 식사비, 팁, 주차비 및 기타 여행 경비와 같은 세부 사항은 저장하십시오.