인보이스 작성 방법

많은 중소기업 소유자에게 인보이스 발행은 신속하게 수행되는 관리 작업을 나타냅니다. 이는 붕대를 벗기는 것과 같습니다. 인보이스 발행은 지불을받는 것일 수도 있고, 미수금 계정을 유료 비즈니스로 변환하는 서류는 때로 민첩한 기업가를 느리게 움직이는 기업 관료주의의 세계에 노출시킬 수 있습니다. 처음으로 인보이스를 올바르게 작성하면 지연된 A / R 또는 공급 업체가 수정 된 송장을 다시 제출할 것을 요청할 위험을 줄일 수 있습니다.

1.

귀사에 대한 표준 송장을 개발하십시오. 올바른 템플릿을 하나만 사용할 수는 없습니다. Microsoft는 Office.com에서 여러 가지 디자인을 제공합니다.하지만 디자인에 지불자가 요구하는 모든 데이터가 포함되어 있고 읽기 쉽도록하십시오.

2.

송장 날짜와 송장 번호를 포함 시키십시오. 정교한 번호가 필요하지 않더라도 대기업은 지불 된 송장을 추적하기 위해 의존합니다.

삼.

회사를 식별하는 정보를 제공하십시오. 예를 들어 수표를 지불해야하는 사람이나 회사를 나타내는 "송금 대상"행을 적절한 우편 주소와 함께 기입하십시오. 지불 인이 송장의 유효성을 평가하는 데 도움이되는 식별 데이터 (예 : 공급 업체 번호, 세금 ID 데이터, 주소 정보 및 계약 번호)를 추가하십시오.

4.

청구 할 거래에 대한 정보를 요약하십시오. 예를 들어, 회사의 구매 주문서에 따라 위젯을 출하 한 경우 회사의 PO 번호와 제품 발송일 (가능한 경우 발송물 추적 번호 포함)을 기재하십시오.

5.

지불 할 항목을 나열하십시오. 수량, 단가 및 최종 연장 가격과 함께 각 청구액에 대한 정확하고 설명적인 설명을 포함하십시오. 지불 인이 상품 수령을 상호 참조 할 수 있도록 카탈로그 번호 또는 범용 제품 코드와 같은 고유 식별자를 제공하십시오. 서비스를 항목별로 분류하는 경우 서비스의 성격과 유용하다고 생각되는 경우 회사의 담당자에게 요금의 정확성을 보증 할 수있는 이유를 설명하십시오.

6.

송장 처리 된 모든 항목의 부분합을 계산하십시오.

7.

소계에 대한 조정 (예 : 할인율, 세금, 운송료 또는이자) 백분율을 처리 한 다음 최종 청구 가능 합계를 표시합니다. 세금을 산정하는 경우, 해당 납부자가 면세 대상이 아니며 귀하의 비즈니스 위치와 청구 대상 비즈니스에 따라 합법적으로 허용되고 의무적으로 판매 세를 징수해야합니다.

8.

지불 조건을 지정하십시오. 대부분의 비즈니스 송장은 "net 30"이며, 인보이스는 수령 후 30 일 이내에 전액 지불해야합니다. 일부 중소기업은 15 일 이내에 5 % 할인과 같은 유인책을 제시합니다. 송장 조건이 아직 계약에 포함되지 않은 경우 명확하게 식별되는지 확인하십시오.

필요한 것

• 송장을 청구 할 모든 품목에 대한 정확한 기록

팁

• 단일 공급 업체의 다른 비즈니스 단위에서 미결 송장의 다른 부분을 승인할지 결정합니다. 그렇다면 승인 프로세스를 간소화하고 하나의 질문으로 인해 열린 A / R 전체 배치에 대한 지불이 지연 될 수있는 위험을 줄이기 위해 여러 개의 작은 송장을 제출하는 것이 더 합리적인지 문의하십시오.

경고

• 일부 대기업은 인보이스를 디지털화합니다. 컴퓨터가 필수 필드를 누락하면 지불이 상당히 지연 될 수 있습니다. 이러한 이유로 컴퓨터 생성 또는 타사 송장을 제출하고 회사에 특정 데이터 요소 나 형식이 필요한지 여부를 결정하기 위해 고객과 확인하는 것이 좋습니다. 고객의 템플릿과 모순되는 경우에도 고객의 인보이스 발행 시스템을 준수하면 가끔씩 빠른 현금 게시가 가능합니다.
• 관세를 철회해야하는 미국과 교차하는 품목을 문서화하기 위해 미국 세관 및 국경 보안청 (Border Enforcement)이 요구하는 요구 사항을 준수하십시오.