프로젝트 계획을 문서화하는 방법

프로젝트 계획은 프로젝트에 필요한 리소스, 프로젝트와 관련된 비용 및 일정을 상세히 설명합니다. 프로젝트 관리자는 계획 과정에서이 모든 정보를 고려하지만 중소 기업 소유자는 계획의 여러 측면을 문서화하는 좋은 시스템을 개발해야합니다. 중소기업은 일반적으로 세부적인 문서없이 쉽게 의사 소통 할 수있는 응집력있는 프로젝트 팀을 보유하고 있지만 제대로 작동하려면 프로젝트 제어 및 프로젝트 진행 평가에 객관적인 문서가 필요합니다. 이러한 통제는 내부 자원이 제한되어있어 소기업에게 특히 중요합니다. 정확한 문서화를 기반으로 한 효과적인 프로젝트 관리는 위험을 감소시킵니다.

소송 비용

1.

프로젝트의 비용 범주를 확인하십시오. 해당되는 경우 자재, 장비, 서비스, 허가, 노동 및 프로젝트 관리 비용을 열거하십시오. 특정 프로젝트에 적용되는 다른 비용 범주를 추가하십시오.

2.

프로젝트에 해당하는 비용 범주로 파일링 시스템을 생성하십시오. 카테고리에 속하는 주요 비용 항목을 식별하십시오. 프로젝트 계획의 각 항목에 대한 비용을 찾고 파일 시스템에 세부 원가를 입력하여 문서화하십시오.

삼.

시스템에 업데이트 된 실제 비용을 입력하여 각 항목에 대해 사용할 수있게하십시오. 프로젝트가 진행됨에 따라 입찰 가격, 구매 주문 비용, 송장 및 최종 비용을 입력하십시오.

자원

1.

프로젝트 계획에서 프로젝트에 필요한 자원을 확인하십시오. 비용 처리 시스템을 점검하여 자원 비용이 충당되는지 확인하십시오. 자원 유형, 필요한 수량 및 필요할 때 나열하십시오.

2.

소규모 비즈니스 또는 공급 업체에서 제공하는 리소스와 필요한 리소스를 일치시킵니다. 리소스 목록에서 리소스를 제공 할 곳을 추가합니다.

삼.

가능한 경우 자원 요구 사항을 충원하도록 직원을 지정하십시오. 필요한 경우 계약직 직원을 추가하십시오. 사내에서 할 수없는 업무에 대해 외부 공급 업체를 지정하십시오. 자재 및 장비 공급 업체를 지정하십시오.

4.

자원 목록에서 인력 충원 계획, 자재 공급 계획 및 해당 공급품을 자세히 설명하는 장비 계획을 작성하십시오. 공급자가 계약서를 받고 프로젝트 세부 사항이 변경되면이 범주를 업데이트하십시오. 완전한 프로젝트 문서를 유지하기 위해 수정 사항을 추적하십시오.

시간표

1.

소프트웨어 일정 계획 프로그램을 사용하여 일정을 문서화하십시오. 이 소프트웨어를 사용하여 프로그램 평가 및 검토 기술 차트를 준비하십시오. 사용자 지침에 따라 프로젝트 계획 및 일정 계획 데이터를 PERT 차트 프로그램에 입력하십시오.

2.

일정이 활동을 나타내지 않는 여유 시간을 제거하기 위해 일정을 변경하여 PERT 차트를 최적화하십시오. PERT 소프트웨어를 사용하여 중요한 경로를 식별하십시오.

삼.

원본 일정을 표시하려면 PERT 차트의 첫 번째 버전을 인쇄하십시오. 중요한 경로의 활동을 특별한 관심을 필요로하는 것으로 기록하고, 그들이 궤도에 오르고 있는지 확인하십시오. 조정이 끝나면 PERT 차트 사본을 추가로 인쇄하여 프로젝트 변경 사항을 반영하십시오.

진행

1.

리소스를 PERT 프로그램에 입력하십시오. 소프트웨어가 PERT 차트를 다시 계산하여 원래 일정대로 프로젝트를 완료 할 수있는 충분한 리소스가 있는지 확인하십시오.

2.

진행 상황을 추적하려면 PERT 차트를 사용하십시오. 각 작업이 시작되면 시작 및 완료율을 프로그램에 입력하십시오. 진행 상황을 기록하기 위해 정기적으로 결과를 인쇄하십시오.

삼.

원래 일정과 진척 상황을 비교하고 큰 편차가 없는지 확인하기 위해 비용을 누적하지 마십시오. 진행률과 비용을 추적하고 완료율 및 지출 된 총 예산의 비율을 문서화하십시오.