비즈니스 레터 대신 비즈니스 보고서를 사용하여 통신하는 경우

비즈니스 보고서는 주로 정보를 전달하는 데 사용됩니다. 편지도 정보를 전달할 수 있지만 일반적으로 정보를 요약합니다. 서신이 특정 수령인에게 전달되는 동안, 보고서는 회사 외부의 개인에게 발송되거나 게시 될 수 있습니다. 보고서는 한보고 기간에서 다른보고 기간에 일관된 방식으로 형식이 지정되어 정보를 비교할 수 있습니다. 직원이 보고서를 작성하는 데 매출액이있는 경우 보고서 템플릿의 일관성으로 인해 회사는 보고서 관행의 일관성을 유지하는 것이 더 쉬워집니다.

길이

비즈니스 보고서 또는 비즈니스 서신 사용 여부를 결정하는 한 가지 요소는 의사 소통을해야하는 정보의 길이입니다. 비즈니스 서신은 일반적으로 1-3 페이지 길이입니다. 이보다 더 긴 정보를 전달할 경우 개요, 제목 및 결론이있는 보고서 형식으로 작성하면 읽기가 더 쉬울 것입니다. 긴 보고서에는 독자를 돕기위한 목차가 있어야합니다.

청중

고려해야 할 또 다른 요소는 잠재 고객입니다. 수집 한 정보를 소수의 사람들 만 검토하게되면 개인적인 의견이 담긴 서한에 통합하십시오. 그러나 많은 사람들이 읽거나 나중에 회사 외부의 개인이 참조 할 정보를 수집하는 경우 비즈니스 보고서를 사용하십시오. 예를 들어 재무 데이터는 귀사의 주주, 회계사, 변호사 및 정부 기관에서 검토 할 수 있습니다.

정보 유형

테이블, 목록, 스프레드 시트 또는 양식으로 컴파일 된 데이터는 편지보다 비즈니스 보고서에 더 적합합니다. 마찬가지로 그래프 또는 다이어그램을 포함하는 경우 보고서를 사용하십시오. 타당성 조사와 같은 주요 연구 프로젝트는 상당량의 연구 데이터, 통계, 방법 및 결과를 요약 할 수있는 형식을 제공하므로 보고서에 넣어야합니다. 반면에 편지는 연구에 대한 간단한 요약을 전달하는 데 유용합니다. 일반적으로 보고서에서 전달되는 다른 유형의 정보에는 전략 계획, 판매 보고서, 준수 보고서 및 마케팅 계획이 포함됩니다.

형식

서신이 아닌 비즈니스 보고서를 사용하면 귀하의 서면이 공식적인 것입니다. 귀하가 편지에서 "나"또는 "귀하"를 자유롭게 사용할 수도 있지만, 보고서는 개인적이지 않습니다. 보고서는 객관적인 음색으로 작성되어 의견을 전달하기보다는 사실을보고합니다. 보고서에 의견을 포함하려면 보고서와 함께 편지에 써야합니다. 발표하는 자료에 외부 인용 인용이 필요한 경우이를위한 적절한 형식의 보고서가 필요합니다. 회사에서 선호하는 스타일에 따라 보고서의 텍스트, 각주 또는 보고서 끝에 인용문을 배치하십시오.