기업 발송 메일을 효율적으로 처리하는 방법은 무엇입니까?

전자 메일이 강하게 침투했지만 대부분의 회사는 여전히 "달팽이"메일을 운영의 중요한 부분으로 간주합니다. 계약, 월급, 인보이스 등은 모두 일상적으로 메일을 통해 전달됩니다. 원활하게 운영되는 회사는 이러한 중요한 자료를 효율적으로 처리 할 수있는 원활한 시스템이 필요합니다. 발신 메일의 경우 사무실을 구성하고 직원들에게 시스템을 효과적으로 사용하는 방법을 교육하여 많은 시간과 비용을 절약 할 수 있습니다.

우수한 라벨링

모든 보내는 메일은 보낸 사람과받는 사람을 명확하게 식별해야합니다. 직원들에게 적절한 봉투 준비를 지시하고, 직원에 대한 누군가가 우편에 관한 질문에 답변 할 수 있도록하십시오. 프로세스를 자동화하여 시간을 절약 할 수있을 때마다 봉투에 필기를하지 마십시오. 별도의 부서, 그룹 및 개인에게 필요한 전문 회사 정보를 사용하여 맞춤형 봉투 또는 라벨을 주문하여 우체국 및 수령인 모두 누가 편지를 보냈는지 알 수 있습니다. 일상적인 우편 수신자는 플라스틱 창 봉투를 사용하고 컴퓨터로 수신자 정보를 입력하여 속도와 정확성을 확인하십시오. 많은 양의 발신 메일을 보내려면 소프트웨어 도구를 사용하여 기존 계정 파일에서 그림을 그리면 수신자 정보가 자동으로 인쇄됩니다.

Office Mail Movement

나가는 메일을 효과적으로 수집하려면 모든 보내는 메일을 수집하고 회사가 우편 서비스 또는 운송 회사의 특급 우편 업체로 넘겨주는 하나 이상의 보내기 지점으로 가져 오는 "역 트리"시스템이 필요합니다. 나가는 메일을 생성하는 모든 사무실 및 지역에서 메일 보낼 편지함을 설정하고 작업 공간을 규칙적으로 어지럽히 지 않도록 더 큰 나가는 패키지의 컬렉션 룸을 지정하십시오. 직원들이 소란과 시간을 최소화하면서 발신 메일을 전달할 수있는 시스템을 찾으십시오.

내부 컬렉션

하나 또는 그 이상의 직원을 지정하여 중앙 우편 실에서 정렬 및 처리를 위해 지정된 모든 쓰레기통 및 방에서 우편물 및 포장을 수거하십시오. 직원들에게 수집 지점을 잊지 않도록 점검 목록을 제공하십시오. 적절한시기에 일할 수있는 직원을 선택하고 정시에 퇴실 할 준비가되어 있고 픽업 특사와 좋은 관계를 유지할 수있는 직원을 선택하십시오. 아무도 우표를 부착 할 필요가 없도록 우표 미터를 우편함에 제공하십시오.

픽업 타임즈

보내는 메일은 하루 종일 발생하며, 지정된 메일이 빈에 늦게 도착하면 다음 영업일까지 나가지 않습니다. 회사의 필요에 따라 최적의 우편물 수거 시간을 확인하고 패키지와 야간 우편 배달을 위해 미국 우편 서비스 및 UPS 또는 FedEx와 같은 우선 물류 배송 업체와 정기 수거 일정을 계획하십시오. 가장 적절한시기에 우편물을 배달 받으려면 하루 종일 여러 번 픽업해야 할 수도 있습니다. 반대로, 회사가 물류 배송 업체에서 정기적으로 픽업을 지원할만큼 충분한 메일을 생성하지 않으면 직원에게 해당 메일을 발송 인의 가장 가까운 지점으로 가져 가도록 지정하십시오.