리셉션 데스크에서 기밀 정보를 안전하게 보호하는 방법

기밀 구두 및 서면 정보는 종종 접수 구역을 통과합니다. 그러나 많은 사업자들은 기밀 세부 사항이 악의적 인 손에 넘어 가지 않도록 충분한 보호 장치를 갖추고 있지 않습니다. 고객 이름, 환자 처방 또는 진단 테스트 세부 사항, 향후 비즈니스 프로젝트 또는 법률 문제와 같은 정보 유형에 관계없이 적절한 안전 장치가 필요합니다.

프라이버시 층 평면도 만들기

정보를 안전하게 유지할 수있는 한 가지 방법은 대기중인 고객이나 공급 업체가 기밀 서류를 보거나 전화 또는 직접 대면 대화에서 기밀 세부 정보를 듣는 것이 더 어려워지는 방식으로 수신 영역 레이아웃을 조정하는 것입니다. 예를 들어, 두 개의 개별 실에서 수신 및 대기 영역을 설정하거나 - 개방형 평면이있는 경우 - 영역 사이에 불투명 한 사운드 감쇠 벽 패널을 설치하십시오. 어느 쪽에서도 벽 패널은 체크인, 체크 아웃 및 일부 의료기관에서의 상담과 같이 여러 접수 데스크 영역을 분리 할 수 ​​있습니다.

접수 절차 수립

레이아웃을 변경해도 리셉션 데스크의 비 수신 직원 및 방문자가 기밀 정보에 액세스하지 못하게 할 수는 없습니다. 직원들이 따라야 할 명확한 규칙과 절차를 수립하는 것이 도움이 될 것입니다. 예를 들어, 접수 직원 만 책상 뒤에있을 것을 요구할 수 있습니다. 또한 누군가가 책상에 다가 갔을 때 리셉션 직원이 기밀 서류를 은폐하거나 어떠한 이유로 든 컴퓨터를 로그 오프하고 기밀 서류를 잠글 때마다 워크 스테이션을 나갈 것을 요구할 수 있습니다.

직원 및 일반인 교육

모든 직원과 대중이 규칙을 이해하고 준수하는 것이 중요합니다. 직원 교육에는 기밀 유지 및 개인 정보 보호 교육, 추후 참조를위한 접수 규정 및 절차 도서, 기밀 정보를 보호 할 책임을 직원에게 알리는 표지 또는 포스터가 포함될 수 있습니다. 공교육은 일반 고객, 환자 또는 판매 업체와 같은 방문자를 반복하기 위해 우편 및 전자 메일을 통해 관련 정보를 보내는 것을 포함 할 수 있습니다. 또한, 귀하는 안내 데스크와 대기 지역 주변에 규칙과 기대치를 명확히 설명하는 방문자 표지판을 설치할 수 있습니다.

기억해야 할 것들

귀하의 비즈니스가 건강 관리와 관련된 경우, 귀하는 접수 데스크에서 기밀 정보를 보호하기 위해 변경 한 사항이 건강 정보 개인 정보 및 책임 성법에 의해 설정된 규칙과 일치하는지 확인해야합니다. 일부 안내 원은 무의식적으로 휴대 전화 나 공공 장소에서 기밀 정보를 공개합니다. 직원과 함께 기밀 정보를 청취가 승인 된 사람을 제외한 다른 사람과 논의해서는 안된다는 사실을 직원에게 강조하십시오. 기밀 정보를 논의하기 전에 방문객이 접수 데스크를 떠나기 전까지 기다려야합니다.