이름을 가장하고 HR 보고서를 기밀로 만드는 방법

인사부는 직원 정보의 보호자이자 문지기이기 때문에 HR 직원이보다 높은 수준의 기밀 유지 의무를 지닙니다. HR 직원이 개인 직원에 대한 데이터가 포함 된 보고서 또는 인력 통계를 작성하는 경우 식별 정보를 보호하는 것이 중요합니다. HR 직원은 다양한 목적을 위해 여러 가지 보고서를 생성합니다. 따라서 기밀 유지를 위해 직원의 신상 정보를 위장하는 방법을 하나 이상 개발해야합니다.

EEO 데이터

50 명 이상의 근로자를 고용하고 연방 정부 계약에서 최소한 5 만 달러의 사업을하는 회사에게는 서면 차별 철폐 조치 계획이 있어야합니다. 이그 제 큐 티브 오더 11246은 또한 인종, 민족, 장애 및 베테랑 상태와 같이 신청자 및 직원으로부터 얻은 정보를 추적하도록 요구합니다. 이 정보를 고용 기회 균등 데이터라고합니다. EEO 데이터를 컴파일하는 두 가지 방법이 있습니다 : 집계보고 및 위치 별보고. 지원자와 직원의 이름은이 보고서 중 하나에 필요하지 않습니다. 그러므로 HR은 단순히 이름을 수정하거나 "xxxxx"를 사용하여 이름을 가장 할 수 있습니다.

HR 조사 보고서

HR 직원은 민권법 Title 7이나 미국 평등 고용 기회위원회 (American Equal Employment Opportunity Commission)가 시행하는 다른 법률을 위반할 가능성이있는 차별 및 괴롭힘과 같은 직장 문제를 해결하기 위해 조사를 실시합니다. 조사와 관련된 모든 정보는 가능한 범위 내에서 기밀로 유지되어야하며 정규 고용 파일과는 별도의 파일로 관리되어야합니다. HR 직원이 조사를 완료하면 일반적으로 EEOC에 제출할 고용주의 입장을 방어하는 성명서를 작성합니다. 부당 고용 관행에 종사하는 회사 및 증인의 이름을 회사의 직위에 위장 할 수 없다고 주장하는 직원의 이름. 직원의 이름은 EEOC에 공개되어야합니다. 그러나 HR 직원이 EEOC 또는 인사 부서 외부의 사람에게 조사를 공개해야하는 경우 직원 및 증인의 이름을 "청구하는 직원"및 "증인 1 번", "증인 2 번"으로 위장 할 수 있습니다. 에. "청구 직원"이라는 용어는 HR 실무자에게 친숙합니다.

식별자

봉급 및 직위 분석과 같이 직원의 이름이 필요한 HR 보고서의 특수 식별자를 사용하십시오. 종업원 성명을 사회 보장 번호와 고용 일자의 마지막 4 자리 숫자를 조합 한 식별자로 바꿉니다. 예를 들어, 2012 년 12 월 15 일에 고용되었고 사회 보장 번호의 마지막 4 자리 숫자가 5650 인 직원의 경우 고용 날짜로 월과 연도로 충분할 경우 식별자 121520125650 또는 1220125650을 사용할 수 있습니다. 성별 기반 급여 분석을위한 직원 데이터를 분석해야하는 경우 IT 프로그램에서 숫자 값만 허용하지 않는 한 식별자에 M 또는 F를 추가하십시오. 이 경우 0과 1을 사용하여 각각 남성과 여성의 직원을 나타냅니다.

멀티 사이트 고용주

여러 사이트에있는 직원의 직원 데이터를 분석해야하는 경우 각 회사 위치에 숫자 값을 할당하십시오. 각 위치가 작동하기 시작한 순서에 따라 숫자 값을 할당 할 수 있습니다. 예를 들어 볼티모어, 필라델피아 및 버지니아 비치에서 위치를 연 경우 각 직원의 식별자 뒤에 1, 2 및 3을 사용할 수 있습니다.

HR 보고서 처리

직원 데이터의 보관을 보호하고 알기 쉬운 방식으로 만 공개해야합니다. 인사 데이터가 전자이고 보고서가 IT 담당 직원과 같이 HR 부서 외부의 사람에 의해 생성되어야하는 경우 직원의 신원을 숨기는 것에 대해 양심적 인 직원에게 업무를 할당하도록 IT 관리자에게 요청하십시오. 정보. 또한 HR 보고서의 기밀성을 유지하기 위해 암호 보호 및 잠금 워크 스테이션과 파일 캐비닛을 사용하는 것이 2011 년 8 월 IT 및 네트워크 지원 제공 업체 인 Dataprise의 사장 인 David Eisner에게 "기밀 유지의 필요와하지 말 것" Infobox 웹 사이트에서 "Employee Data Secure"를 선택하십시오. 마찬가지로, HR 부서의 직원은 특정 인사 정보를 알 필요가 없습니다 (예 : 응원자 인사말 및 전화 응답 인 HR 보조원). 중요한 직원 데이터는 처리하지 않아야합니다.

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