비즈니스 편지 형식

명확한 의사 소통은 성공적인 사업의 초석이며 편지를 쓰는 것은 의사 소통을위한 주요 수단 중 하나입니다. 비즈니스 편지가 하드 카피로 제공 되든 전자로 제공 되든, 단어와 메시지는 수신자에게 인상을줍니다. 비즈니스 서신도 설명서를 제공하므로 적절하게 사용하는지 확인하십시오. 직원, 고객 및 이해 관계자에게 가장 일반적인 형태의 비즈니스 서신을 마스터하면 커뮤니케이션이 효과적으로 이루어집니다.

판매 편지

판매 편지는 상품이나 서비스를 홍보하는 데 사용되는 일반적인 도구입니다. 이 편지는 본질적으로 설득력이 있으며 어떤 시점에서 행동 촉구를 제공합니다. 예를 들어, 회계 법인을 운영하는 경우 세금보고시 잠재 고객에게 편지를 보내 자신을 소개하고 서비스를 제공 할 수 있습니다. 대부분의 비즈니스 커뮤니케이션과 마찬가지로 서신을 작성하기 전에 독자를 식별해야합니다. 예를 들어 알려지지 않은 잠재 고객에게 메일 링리스트에 보내는 일반 편지와 CEO의 개인 편지를 다르게 전달할 수있는 일반적인 편지를 골라 내고 싶을 것입니다. 메일 링리스트에서 수집 한 그룹에 판매 편지를 보낼 때도 이름이 지정된 개인에게 편지를 보낼 때 모든 노력을 기울여야합니다. 편지에 기능 및 혜택을 포함하고 방문, 전화 또는 구매를 요청하십시오.

응답 편지

중소기업 소유자는 고객, 투자자 및 잠재적 인 직원의 문의에 대한 응답을 요청 받게됩니다. 신속한 응답은 귀하의 서한이받는 방법에 중요한 역할을 할 수 있습니다. 편지를 열 때 문의 사항을 참조하고 귀하의 비즈니스에 대한 관심에 감사를 표하십시오. 질문에 명확하게 답변하고 동봉 한 팜플렛, 가격표 또는 웹 사이트 주소를 편지에 포함 시키십시오. 마지막으로 문의에 제공된 요청을 승인하거나 거절해야합니다. 당신의 결정에 대해 명확하고 변명하지 마십시오. 도움을 요청할 수있는 제안과 함께 요청을 거절해야하는 경우 간단한 설명을 제공하십시오. 요청을 할 때 편지를 회사 홍보용 짧은 문단을 통해 추가 영업권을 판매 할 수있는 기회로 사용하십시오.

클레임

클레임이 있거나 공급 업체 또는 공급 업체의 응답이 필요한 고객이든 고객의 클레임에 응답하든 클레임이나 조정 편지로 응답해야 할 가능성이 큽니다. 서면으로 명확히하고 편지가 지적하는 문제에 대해 구체적으로 설명하십시오. 최상의 결과를 얻으려면 정중 한 어조를 유지하십시오. 불만을 가진 고객이 조정 또는 환불을 요청한 것에 대한 감정을 존중하십시오. 귀하가 작성하는 모든 커뮤니케이션은 영업권을 창출 할 수있는 기회를 제공한다는 것을 기억하십시오.

형식

모든 비즈니스 서신은 전문적인 음색을 유지하기 위해 정확한 형식을 따라야합니다. 회사의 편지지를 사용하지 않는 경우 편지의 상단에 성함과 주소를 적고 그 뒤에 보내는 날짜를 기입하십시오. 다음으로 편지를 보내는 사람의 이름과 주소를 쓰고 인사말을 작성하십시오. 당신이 쓰고있는 사람의 이름과 정확한 제목을 찾기 위해 조사를하십시오. 예를 들어, 의사는 "Mr." 또는 "Ms." "닥터"대신 인사말을 한 다음 각 단락을 왼쪽으로 정렬하고 단락 사이에 이중 공백을 사용하여 블록 형식을 사용하여 편지를 작성하십시오. 명확성과 간결성은 가치있는 비즈니스 도구이므로 비즈니스 서신 작성시 사용해야합니다. 신속하게 요점을 찾으십시오. 지원 세부 사항을 사용하여 특정 요청이나 응답을 백업하십시오. 오프닝의 요점을 되풀이하고, 필요한 경우 행동 강령을 따라 닫습니다. "진심으로"또는 "감사합니다"로 끝내고 약 4 칸을두고 편지에 서명하십시오.