문서 관리 시스템 요구 사항

문서 관리 시스템은 조직이 문서와 정보를 저장하고 검색하는 방식을 변화시키고 있습니다. 그들은 구식 파일 및 서류 캐비넷을 새로운 하이테크 도구로 대체합니다. 회사의 모든 사람이 전자 파일을 즉시 검색하고 정교한 암호화로 보호 할 수 있습니다. 지능형 광학 문자 인식을 사용하면 모든 사용자가 전체 데이터베이스에서 키워드를 검색 할 수 있으므로 중요한 문서를 간단하게 검색 할 수 있습니다. 모든 문서 관리 시스템에는 몇 가지 주요 구성 요소가 필요합니다.

스캐너

조직에서받은 모든 종이 문서를 스캔하여 디지털 버전을 만들어야합니다. 스캐너는 모든 모양과 크기로 제공됩니다. 대규모 조직은 자동으로 긴 문서를 처리 할 수있는 자동 공급기를 사용하여 복사기와 비슷한 방식으로 작동하는 대량 스캐너를 탐색하고자 할 수 있습니다. 많은 스캐너는 프린터, 팩스기 및 스캐너의 역할을 하나의 장치로 결합하여 모든 출력물의 디지털 버전을 자동으로 생성합니다. 소규모 기업은 소량을 쉽게 처리 할 수있는 저렴한 플랫 베드 스캐너를 구입할 수도 있습니다.

문서 관리 소프트웨어

문서 관리 시스템은 소프트웨어를 구동하는 소프트웨어만큼이나 우수합니다. 많은 시스템이 있으며, 각각 특수 기능을 제공합니다. 모든 시스템은 디지털 문서에 추적 코드를 할당하고, 문서를 저장 장치에 할당하며 사용자가 특정 문서를 검색하도록 허용합니다. 많은 시스템에는 민감한 정보를 암호로 보호하고 문서를 다른 개인에게 전달하기 전에 주석을 달 수있는 방법이 포함되어 있습니다. 문서 관리 시스템을 결정하기 전에 회사의 각 부서가 오늘날 종이 문서를 저장하고 검색하는 방법을 고려하여 필요한 기능의 기준으로 사용하십시오.

저장 장치

일단 문서가 디지털화되면 필요시 검색을 위해 문서를 안전하게 저장해야합니다. 저장 장치의 크기와 기능이 다양합니다. 소규모 사무실에서는 문서 저장을 위해 서버에 하드 드라이브를 할당 할 수 있습니다. 더 큰 사무실에는 전용 저장 장치가 필요할 수 있습니다. 중복 데이터베이스를 만드는 오프 사이트 백업 절차를 통합하는 것이 좋습니다. 장비 고장, 화재, 물 손상 또는 저장 장치 절도의 경우 중요한 문서를 잃지 않고 모든 고객 데이터를 즉시 백업 드라이브에서 검색 할 수 있습니다.