컴퓨터를 사용하여 관리 효율성을 높이는 방법

랩톱, 스캐너 및 프린터와 같은 컴퓨터 하드웨어의 사용은 최근 수십 년 동안 폭발적으로 증가했습니다. 관리 효율성을 높이기 위해 고안된 소프트웨어가 많습니다. 워드 프로세싱, 스프레드 시트 작성 및 프리젠 테이션을 위해 오피스 애플리케이션을 효율적으로 사용함으로써 비즈니스 관리 전문가는 회사의 모든 사람의 생산성을 높일 수 있습니다. 중소기업은 Microsoft 나 Apple과 같은 공급 업체의 사무용 응용 프로그램을 구입하거나 OpenOffice.org와 같은 조직의 무료 소프트웨어를 사용합니다.

이메일 소프트웨어

전자 메일 응용 프로그램을 최대한 활용하려면 일반적으로받는 메시지를 관리하고 서명에 대한 표준을 설정하고 부재 중 회신 및 기타 템플릿을 설정하는 규칙을 설정해야합니다. 산만 함을 없애고 생산성을 높이려면 성공적인 중소기업 경영자는 이메일을 검토 할 수있는 특정 시간대를 마련해야합니다. 그들은 새로운 이메일을 발표하는 산만 한 차임을 끄는 것을 고려해야합니다. 스팸 필터는 불필요한 메시지를 제거하는 데 도움이됩니다. 직원이 설명 제목을 사용하면 관리자는 수신 이메일을 신속하게 스캔하고 즉각적인 조치가 필요한 중요한 메시지를 식별 할 수 있습니다. 효과적인 관리자는 메시지를 읽고 나서 하위 폴더에서 나중에 작업을 삭제, 응답 또는 제출함으로써 메시지를 한 번 처리하는 방법을 배웁니다.

워크 플로우 및 협업 소프트웨어

SharePoint와 같은 공동 작업 소프트웨어를 통해 관리자는 공식 워크 플로를 사용하여 한 직원의 문서를 다른 직원에게 전달할 수 있습니다. 명확한 지침을 통해 직원들은 신속하게 조치를 취하고 조직 전체에서 업무가 원활하고 효율적으로 진행되도록합니다. 소규모 비즈니스 관리자는 종이 문서를 스캔하고 온라인에서 사용 가능하게함으로써 의사 소통 및 중요한 정보 공유에 소요되는 시간을 줄입니다.

캘린더 애플리케이션

온라인 캘린더를 유지하면 모든 직원이 통합 된 작업보기를보고 상호 작용할 수 있기 때문에 모든 사람이보다 효율적으로 작업 할 수 있습니다. 정기 회의는 사전 예약이 가능하므로 사람들은 자신의 일정을보다 효과적으로 계획 할 수 있습니다. 사무실에서 직원 휴가 및 기타 개인 시간을 나열함으로써 관리자는 추가 적용 범위가 필요한시기를 신속하게 확인할 수 있습니다.

프로젝트 관리 소프트웨어

Microsoft Project, Basecamp 또는 Zoho와 같은 프로젝트 관리 도구를 사용하면 바쁜 중소 기업 프로젝트 관리자가 프로젝트 작업을 입력하고 리소스를 할당하고 진행 상황을 모니터링 할 수 있습니다. 정보를 프로젝트 팀원들과 쉽게 공유 할 수 있기 때문에 성공적인 프로젝트 관리자는 시간을 절약하고 종이 낭비를 줄입니다. 상태 업데이트, 계획 또는 작업 항목에 대한 종이 문서를 배포하는 대신 온라인으로 팀원과 협력하고 승인 서명과 같이 필요한 경우에만 인쇄합니다.

스마트 폰 및 랩톱

스마트 폰 기술을 사용함으로써 직원들은 사무실 밖에있을 때 연락을 유지합니다. Office 응용 프로그램은 전화 응용 프로그램과 동기화되어 생산성을 극대화합니다. 효과적인 인원은 연락처 목록, 개인 메모 및 약속을 휴대 전화에서 유지 관리합니다. 그들은 전화기 및 랩톱에서 문서를보고 용지 사본의 필요성을 최소화합니다.

인터넷

인터넷 자원을 사용하면 성가신 매뉴얼 및 기타 인쇄 된 참조 자료가 필요하지 않습니다. 모바일 직원은 외부 하드 드라이브 및 USB 커넥터를 사용하여 한 컴퓨터에서 다른 컴퓨터로 문서를 전송하고 비상 사태 또는 재해 발생시 백업을 만듭니다. 위키, 블로그 및 포럼과 같은 소셜 미디어 기술을 통해 관리자는 부하 직원, 동료, 상사 및 고객과 더욱 효과적으로 상호 작용할 수 있습니다.