무례한 직원에 관한 불만 사항 편지 처리 방법

불행한 고객은 다른 회사의 불만 사항을 공유하기 때문에 위험한 상황이 될 수 있습니다. 고객이 직원에 대해 불만 사항을 제기하는 경우 고객을 만족시키기 위해 신중하게 관리하십시오. 무례한 직원에 대한 불만 편지를 처리하여 직원이 회사를 대표 할 때 고객을 계속 불쾌하게하지 않도록하십시오.

1.

편지를주의 깊게 읽고 불만 사항을 이해했는지 확인하십시오. 편지를보고 고객이 연락 정보를 포함했는지 확인하여 전화를 걸 수 있는지 확인하십시오.

2.

가능한 경우 고객에게 전화하십시오. 고객과 전화 통화 할 때 즉각적인 사과를하십시오. 고객에게 불만 상황에 대해 추가 설명을하고 고객이 불만 사항에 대해 자세히 설명하는지주의 깊게 들어 보도록 요청합니다.

삼.

고객의 불만을 이해한다고 생각하는 말을 의역하십시오. 발생한 문제를 이해할 수 있도록 간단하게 불만 사항을 반복하십시오.

4.

포인트를 명확히하기 위해 질문을하여 이해를 확실히하십시오. 고객의 질문에 대한 답변을주의 깊게 들어보십시오.

5.

고객에게 직원과 통화 할 것이라고 안내합니다. 귀하의 근무처에 고객을 초대하여 가능하다면 직원 교대 중에 직원으로부터 사과를 받으십시오.

6.

불만 사항에 대해 직원과 이야기하십시오. 직원에게 이러한 불만 사항이 문제로 간주되는지 질문하십시오. 직원에게 무례한 행동을 유발할 수있는 기본 상황을 이해하도록 질문하십시오.

7.

귀하가 고객에 대한 무례를 용납하지 않는다는 사실을 직원에게 상기시킵니다. 직원에게 고객 서비스 기대치 및 지침을 새로 고침하여 직원이 기대하는 바를 정확하게 이해합니다.

8.

미래 불만을 피하기 위해 직원과 계획을 세우십시오. 예를 들어, 특정 상황에서 직원이 좌절하게되는 경우 직원이 동료에게 도움을 요청하십시오.

9.

직원에게 부적절한 고객 서비스에 대해 귀하가 연장 할 수있는 유일한 경고라고 생각한다고 통보하십시오. 직원에게 당신은 선택의 여지가 없지만 그것이 다시 일어나면 그를 풀어 줄 것이라고 말하십시오. 직원에게 불만 때문에 고객에게 사과를 받기 위해 고객을 초대했음을 알립니다. 직원에게 도착하면 고객에게 진심으로 사과하겠습니다. 고객에게 무례한 점을 보상하기 위해 고객에게 무료 품목이나 서비스를 제공 할 것이라고 설명합니다.

10.

고객이 귀하의 비즈니스에 도착했을 때 직원으로부터 사과를 감독하십시오. 직원의 사과 외에도 자신의 사과를 제공하십시오. 고객에게 나쁜 감정을 고치고 영업권을 창출하는 토큰 아이템을 제공하십시오.

팁

• 고객이 연락 할 전화 번호를 남기지 않았다면 반송 주소를 사용하고 반송 편지를 작성하십시오. 편지에 사과하고 고객에게 보상하기위한 무료 품목을 제공하도록 사과하십시오. 고객에게 전화로 방문 일정을 예약하도록 요청합니다.

경고

• 이 직원에 대한 첫 번째 불만이 아니라면 그녀의 의무를 면제 해보십시오. 이 직원은 귀하가 필요로하는 유형의 고객 서비스를 제공하지 못할 수도 있습니다.