회의록을 효율적으로 처리하는 방법은 무엇입니까?

회의록은 회의에 참석 한 사람들에게 회의 중에 제공되는 중요한 결정, 시간표, 프로젝트, 아이디어 및 기타 정보를 상기시키기 위해 사용됩니다. 회의록을 작성할 때 각 참석자를주의 깊게 경청하고 제안 된 아이디어, 결정 또는 요점을 기록하십시오. 미리 준비된 회의록 템플릿을 작성하여 각 주제별로 정리 된 메모를 작성하십시오. 회의 도중이나 후에 혼란스러운 문제를 명확히하기 위해 질문하십시오. 회의가 여전히 신선한 동안 메모를 공식 회의록으로 정리하십시오.

1.

회의 전에 배경 정보를 수집하여 회의 주제를 더 잘 이해합니다. 연사로부터 슬라이드 쇼 프리젠 테이션, 유인물 및 기타 자료의 사전 사본을 요청하십시오. 회의에 참석하는 사람들의 목록을 만들거나 회의 중에 출석표를 전달하면 공식 회의록에 이름을 포함시킬 수 있습니다.

2.

회의 일시, 목적, 진행자 이름 및 회의 기간을 포함하는 회의 서식 파일을 만듭니다. 회의 시작 전에이 정보를 기입하십시오. 마지막에 회의 기간에도 아프다. 각 토론 주제를 열거하고 메모를 할 수있는 충분한 공간을 제공하십시오. 공식 회의록 작성시 혼란을 피하기 위해 번호 템플릿 페이지. 랩톱 컴퓨터를 사용하여 메모를 작성하는 경우 종이 또는 전자 문서 처리 문서에 모임 템플릿을 만듭니다.

삼.

회의 도중주의 깊게 들어야합니다. 템플릿의 해당 섹션에서 각 주제와 관련된 정보를 기록하십시오. 대화에 적극적으로 관련된 사람들의 이름과 함께 제안, 불만 및 결의안을 포함하여 적절한 정보 만 포함하십시오. 프레젠테이션 중에 작성한 핵심 사항을 포함하십시오. 새로운 과제, 제품 개발 아이디어, 프로젝트 완성을위한 일정표를 기록하고 모든 중요한 결정을 나열하십시오.

4.

회의가 연기되기 전에 메모를 빠르게 검토하십시오. 회의에 참석하는 사람들은 귀하가 가질 수있는 의문점을 명확히하기 위해 계속해서 질문을하고 후속 질문을하십시오.

5.

가능한 빨리 모임 중에 수집 한 메모와 발표 자료를 사용하여 공식 회의록 목록을 작성하십시오. 다른 참석자 나 진행자와 회의록을 검토하여 정보가 정확하고 완전한지 판단하십시오. 회의에 참석 한 사람들에게 공식 회의록을 배포하십시오.

필요한 것

• 모임 템플릿
• 프레젠테이션 자료
• 기록 장치

팁

• 긴 발표 또는 여러 연사와의 회의 중에 녹음 장치를 사용하여 모든 관련 정보가 발표자의 이름과 함께 회의 노트에 포함되도록하십시오.

경고

• 메모를하는 경우 모임에 적극적으로 참여하지 마십시오. 회의에 참여하면 효과적인 메모를 듣고 취할 수있는 능력이 줄어 듭니다.