문서 절차가 올바른 내부 통제에 어떻게 기여합니까?

회사는 위험을 줄이기 위해 내부 통제 장치를 설치합니다. 가능한 위험으로는 손실, 계약 이행 불량, 품질의 저하 및 규제 준수 불이행 등이 있습니다. 문서화 절차에서는 회사가 자체 제어 시스템을 구현하고 작업 및 작업에 대한 책임을 할당하는 데 필요한 문서를 자세히 설명합니다. 중소 기업은 대개 대형 작업보다 문서 또는 제어 작업이 적습니다. 왜냐하면 각 직원이 여러 직무를 수행하고 책임이 명확하기 때문입니다. 효과적인 문서 관리 절차로 인해 최소한의 효율적인 통제가 가능하므로 중소기업에 경쟁력을 제공 할 수 있습니다.

조직

효과적인 내부 통제의 기초는 직업 설명을 포함하는 조직도입니다. 문서화 절차는 직무 기술서에 회사의 각 직책의 임무와 책임을 명확히 명시하도록 명시해야합니다. 문서화 절차는 조직도 작성 및 업데이트와 회사가 차트를 사용하는 방법에 대한 책임을 할당합니다. 일반적으로 직원은 고용 시작시 직책과 직무에 대한 세부 정보가 포함 된 사본을받습니다.

정책 및 절차

문서화 절차에서는 일반적으로 직원 설명서에 모든 관련 정책 및 절차 문서가 포함되어야한다고 명시합니다. 매뉴얼에 포함해야 할 내용, 정책 및 절차 작성 및 업데이트 책임자, 직원이 회사와 직원들에게 연락하는 방법에 대해 자세히 설명합니다. 문서화 절차에서는 일반적으로 직원이 작업을 시작할 때 직원이 설명서 사본을 수령하고 수령 한 사실을 알리고 정책 및 절차를 준수 할 것에 동의합니다. 업데이트가 발생할 때마다 업데이트를받습니다.

승인 및 승인

문서화 된 조직도 및 직원 매뉴얼은 내부 통제의 기초를 형성하지만 실제 통제 수단을 포함해야합니다. 문서화 절차에는 이러한 조치가 자세히 설명되어 있습니다. 의사 결정을 할 수 있고 지출을 승인 할 수있는 직원을 나열한 문서를 설명합니다. 그러한 각 문서에는 직원이 승인 또는 승인 할 수있는 사항, 승인 또는 권한 부여 양식 및 제한 사항을 정확하게 지정해야합니다. 일반적인 예는 특정 직원이 해당 요청을 시작하여 최대 10, 000 달러의 구매를 승인 할 권한이 있다는 것입니다.

지원 문서

강력한 내부 통제 시스템은 의사 결정의 근거를 상세히 설명하는 문서를 뒷받침합니다. 문서화 절차는 문서화가 필요한 의사 결정과 문서의 성격을 자세히 기술합니다. 예를 들어, 구매 주문 승인에는 요청이 필요할 수 있습니다. 문서화 절차에서는 직원이 구매 주문서의 승인을 요청하기 전에 요청서를 준비해야한다고 명시하고 요청서에 포함해야하는 정보를 자세히 설명합니다.

보고

내부 통제의 핵심 요소는 중요한 회사 정보를보고하는 것입니다. 문서화 절차는 보고서에 포함해야하는 정보, 작성자 및 보고서 수신자를 명시하여 내부 통제를 강화합니다. 일부 보고서에는 기밀 정보가 포함되어 있으며 문서화 절차에는 민감한 보고서와 해당 보안 조치에 대한 세부 사항을 지정해야합니다.

화해

중소기업에서도 문서화 절차로 인해 독립적 인 출처를 지닌 다양한 문서가 생성됩니다. 그들의 정확성을 검증하는 효과적인 방법은 다른 저자들의 비교 가능한 데이터 사이의 화해를 연구하는 것이다. 문서화 절차에는 조정이 수행되어야하는 작업과 수행해야 할 작업을 지정해야합니다. 불일치를 처리하고 차이를 해결할 책임을 할당하는 방법을 자세히 설명해야합니다.