인사 관리자를위한 신고 시스템

귀하가 인적 자원 관리자 인 경우, 체계적이고 효율적인 서류 정리 시스템을 갖추는 것은 추가 혜택이 있지만 사물을 빨리 찾는 것에 그치지 않습니다. 중요한 레코드의 유지 관리 및 유지는 법률에 의해 의무화되며 정보를 올바르게 저장하지 않으면 중소기업이 책임을 질 수 있습니다.

조직

HR은 조직의 모든 구성원에게 파일을 보관해야합니다. 특정 정보는 별도로 저장해야하기 때문에 의료 정보를 인사 파일에 포함 할 수 없습니다. 예를 들어 각 직원마다 여러 파일이 필요합니다. 많은 양의 파일을 효율적으로 관리하려면 HR 파일링 시스템을 이름과 제목별로 명확하게 구성하고 표준 형식을 지정하고 서로 다른 정보 집합에 대해 서로 다른 캐비닛을 사용해야합니다.

기록 보존

주정부 규정에 따라 기록을 보관할 수 있도록 회사 정책을 검토하십시오. 파일을 저장할 위치를 결정하십시오. 특정 기간 동안 해고 된 직원의 기록을 보관해야하지만 정기적으로 해당 파일을 사용하지는 않습니다. 공간을 절약하기 위해 오래된 직원 문서를 사이트 외부의 저장 또는 보관 서비스와 함께 배치하는 것을 고려하십시오. 쉬운 검색을 위해 레코드가 들어있는 상자 번호를 참조하는 아카이브 된 레코드의 데이터베이스를 유지 보수합니다. 법정 요구 사항이나 조직의 폐기 정책을 초과 할 때 기록을 파쇄 할 수 있도록 각 상자의 기록 보관 기간에 대한 데이터를 보관하고 연도별로 그룹화하십시오. 조직 된 시스템을 유지하지 못하면 조직에 불필요한 저장 비용이 발생합니다.

관련성

인사 관리자는 예상치 못한 상황을 예상합니다. 비정상적인 상황이 HR 분야에서 흔히 발생하기 때문에 비즈니스 웹 사이트 인 HR.BLR.com은 기이 한 행사에 전념 한 "HR Strange But True"섹션을 보유하고 있습니다. 예를 들어 휴가를 위해 휴가를 소집 한 배심원을 소환 한 직원, HR의 음성 메일에 마약 거래를 실수로 기록한 근로자 이상한 상황이 수시로 발생할 수도 있지만, 그렇다고해서 현재의 문제를 다루기 위해 다른 비정상적인 사건으로부터 자신의 지식을 적용 할 수 없다는 것을 의미하지는 않습니다. 특정 주제, 토론 및위원회의 주제 파일을 유지 관리하여 문제가 다시 발생할 때 바퀴를 다시 만들지 마십시오. 조직에서 다음 번 정책 설명서를 업데이트 할 때 수정해야하는 주요 문제에 대한 파일을 보관하십시오. 파일을 정기적으로 검토하여 자료가 관련성과 법적 적합성을 유지하는지 확인하십시오.

전자 스토리지

대부분의 HR 부서는 HR 정보 시스템 내에서 데이터를 전자적으로 저장합니다. 레코드를 기록하고 사용자가 액세스 할 수 있도록 논리적 형식으로 데이터를 저장할 때이 정보를 보호하십시오. 종이 파일과 관련된 범주로 명확하고 일관된 방식으로 전자 파일에 레이블을 지정하여 레코드를 쉽게 찾고 데이터를 주기적으로 검토하여 오래되고 불필요한 정보로 인해 시스템 속도가 저하되지 않도록하십시오. 필요에 따라 보고서를 실행할 수 있도록 전자 데이터를 정리하십시오.

보안

인사 기록은 본질적으로 민감한 경우가 많으며 기밀 유지 규정에 의해 보호 될 가능성이 큽니다. 정보를 볼 권한이있는 직원 만 액세스 할 수 있도록 중요한 정보를 안전하게 보관하십시오. 전자 기록 또는 종이 로그 아웃 로그와 같은 추적 시스템을 설정하여 직원 액세스, 기록에 대한 활동 또는 수정 사항을 알 수 있습니다.