스캐닝을위한 문서 준비

문서를 스캔하면 누적 된 문서를 컴퓨터 검색 데이터베이스로 변환 할 수 있습니다. 계약과 같은 사항을 스캔하면 문서 저장 비용을 줄이거 나 웹이나 고객이 스캔 할 문서를 제공 할 수 있습니다. 스캔을 위해 문서를 준비 할 때는 약간의 계획과 사전 고려가 필요합니다.

무엇을 스캔 할 것인가?

첫 번째 준비 요건은 무엇을 스캔할지, 어떤 목적으로 할지를 선택하는 것입니다. 법적 요구 사항이있을 수 있습니다. 예를 들어 학군이나 형사 법원을 다루는 정신과 의사는 특정 신원 정보를 삭제하고 환자 평가를 검사해야 할 수 있습니다. 법률 문서는 서명 페이지 또는 선서 진술서가 문서에 첨부 된 표지로 스캔되도록 요구할 수 있습니다.

기계적 요구 사항

스캐너에는 두 가지 범주가 있습니다 : 평판 형 스캐너 (바운드 책 스캔, 대형 아트 또는 청사진) 및 낱장 급식 스캐너에 적합합니다. 낱장 급식 스캐너는 한 번에 한 페이지의 한 면만 스캔 할 수 있습니다. 이것은 종종 필요한 모든 것입니다. 언 바운드 북의 페이지를 스캔하려면 낱장 급식 스캐너가 한면의 양면 스캔, 뒤집기 및 다른면 스캔을해야합니다. 낱장 급지 스캐너를 로딩 할 때, 페이지를 거꾸로 뒤집어보고, 스테이플, 테이프 탭, 또는 스티커가 붙어있는 페이지를 찾고, 페이지가 메카니즘을 통해 공급 될 때 떨어질 수 있습니다.

물리적 준비

스캐닝에 대한 합법적이고 사업적인 이유가 알려진 후에는 물리적 준비가 필요합니다. 물리적 인 준비의 유형은 사용되는 스캐너에 따라 다르며 낱장 공급 식 스캐너에 공급하기 전에 느슨한 페이지의 스테이플을 제거하는 것부터 복잡한 것까지 - 작은 크기의 많은 문서를 함께 받침대에 붙일 수 있습니다 보드를 사용하여 블리드 스루 (bleed-through)를 줄이고 플랫 침대 스캐너에서 실행합니다. 문서는 구부러 지거나 구겨지지 않고 납작하게 눌러야합니다. 평판 스캐너의 문자 대비를 높이려면 스캔중인 페이지 뒤의 종이 패드의 마분지 백과 같이 중성 회색 지원을하는 것이 도움이 될 수 있습니다.

OCR 처리 요구 사항

광학 문자 인식은 사전에서 단어를 시도하고 맞추기 위해 모양 인식을 사용합니다. OCR을위한 문서 준비는 원본 문서의 대비에 초점을 맞추기 시작합니다. 산성 내용으로 인해 황색 종이에있는 오래된 문서에서 작동 할 수있는 트릭은 두꺼운 용지에 높은 대비 복사를하는 것입니다. 물리적 측면과 기계적 측면에서 대부분의 OCR 스캔은 느슨한 페이지를위한 것이며, 약간의 각도로 스캔 된 페이지가 오류율을 높일 수 있으므로 문서 공급 장치에서 제곱되어 있는지 확인하는 것도 중요합니다. OCR이 얼마나 좋은지 상관없이, 결과 스캔을 교정하기 위해 시간을 소비해야하는데, 필요한 시간 내에 예산을 책정해야합니다.