비즈니스 이메일 통신의 과제

오늘날 비즈니스 관리자는 이메일을 통해 직원, 고객 및 기타 이해 관계자와 정기적으로 커뮤니케이션합니다. 전자 메일 통신은 빠르며 PC, 전화 또는 기타 모바일 장치에서 쉽게 전송할 수 있지만 관리자는 크고 작은 회사에서 발생하는 중간 쟁점에 대한 이메일을 부인합니다.

효과

이메일 메시지를 보내는 것은 우편 서비스를 통해 봉인 된 봉투를 보내는 것과 같지 않습니다. 종이에 대한 의사 소통은 메시지가 의도되지 않은 사람이 읽을 가능성이 훨씬 적습니다. 이것은 수신자가 자신이 선택한 사람에게 전달 될 수있는 이메일에는 해당되지 않습니다. 모든 비즈니스 담당자가 직면 한 문제는 그가 보내려하는 이메일 메시지의 내용과 정보의 의도하지 않은 결과가 잘못된 상자로 끝나는 것에 대해 명확하게 생각하는 것입니다.

시간 프레임

때로는 이메일 메시지가 "시스템"에서 막히게되어 전송 된 후 몇 시간 또는 때로는 며칠 동안 배달되지 않습니다. 거의 즉각적인 전달을 기대하지만 항상 그런 것은 아닙니다. 정확한 날짜 및 시간 스탬프는이 문제의 일부를 완화 할 수 있습니다. 그러나 메일 서버가있는 표준 시간대와 보내는 메커니즘이 얼마나 바보인지 확인하는 것도 중요합니다.

고려 사항

이메일은보다 빠르고 정확한 커뮤니케이션을 통해 의사 소통을 향상시킬 수 있도록 설계되었습니다. 그러나 회사 프린터에 전자 메일 메시지를 인쇄하면 이러한 목적을 달성 할 수 없습니다. 너무 많은 직원이 보내거나받는 모든 전자 메일 메시지의 종이 파일을 보관할 것을 주장하면 "페이퍼리스"사무실은 먼 길을 벗어납니다.

경고

이메일은 쉽게 게으르 게 만들었습니다. 이메일을 사용하여 분명한 효율성을 얻을 수 있지만 판매 팀이 전자 메일을 버팀목으로 사용하지 않는지 확인하십시오. 판매를 종결하거나 잠재 고객에게 매력적인 피치를 만들기 위해 따뜻한 인적 미팅 같은 것은 없습니다.

전문가 통찰력

영업 담당자가 개인적으로 고객 앞에 있어야하는 것처럼 관리자도 직원과 직접 연락해야합니다. 뉴욕의 컨설팅 업체 인 Next Level Consulting의 Shawn Smith는 다음과 같이 말합니다. 관리자가 폐쇄 된 사무실에 앉아서 직원과 일대일로 이야기하지 않고 이메일을 보내는 것은 너무 쉽습니다. 가장 간결한 이메일 통신이라 할지라도 일부 직원의 설명이 필요합니다.