전자 메일 명명 규칙이 중요한 이유는 무엇입니까?

많은 조직에서 전자 메일은 내부 및 외부 통신 프로세스의 중요한 부분입니다. 전자 메일 명명 규칙은 조직에서 전자 메일 계정을 관리하고 표준 형식을 보장하는 데 유용합니다. 게시 된 표준은 혼란을 줄이고 소규모 그룹과 대규모 그룹의 워크 플로를 능률화합니다.

명명 규칙 이해

전자 메일 명명 규칙은 조직 내에서 새 전자 메일 주소를 만드는 데 적용되는 일련의 규칙입니다. 소규모 그룹과 대규모 그룹 모두 이름 지정 규칙을 사용하여 각 사람마다 고유 한 주소가 있는지 확인합니다. 일반적인 규칙은 "[email protected]"과 같은 표준 전자 메일 주소 형식으로 시작됩니다. 조직의 규모에 따라 동일한 이름, 여러 단어가있는 이름, 하이픈이 연결된 이름 또는 구두점이있는 이름 등 다른 상황을 처리하기 위해 규칙이 점차 복잡해집니다.

유효성

이름 지정 규칙은 새로운 사람마다 전자 메일 주소를 사용할 수 있도록 도와줍니다. 많은 명명 표준은 개인의 개인 정보 (이름, 연도 또는 직함)에 기반합니다. 각 개인에게 고유 한 정보를 사용함으로써 조직은 중복을 피할 수 있습니다. 대기업의 경우 명명 규칙을 사용하면 표준 규칙에 예외를 지정하여 비슷한 이름이나 제목을 가진 사람들의 병목 현상을 줄일 수 있습니다. 두 번째 John Doe는 "[email protected]"또는 "[email protected]"이됩니다 . "

예측 가능성

전자 메일 명명 규칙은 내부적으로나 외부 적으로 일정 수준의 예측 가능성을 허용합니다. 고객 또는 이해 관계자와의 의사 소통을 환영하는 조직의 경우 이름 지정 규칙이 매우 예측 가능합니다. 대학에서는 학생의 전자 메일에 대한 첫 번째 및 중간 머리 글자와 성을 사용할 수 있습니다. 예를 들어 다른 사람과 연락하는 방법을 쉽게 파악할 수 있습니다. 반면에 기밀 자료를 다루는 비즈니스는 외부 사용자가 직원에게 연락하기 어렵도록 예측하기 어려운 명명 규칙을 선택할 수 있습니다.

일관성 및 자동화

많은 조직에서 새 계정에 대한 지침이되는 문서에 명명 규칙을 게시합니다. 프로세스를 정의함으로써 회사는 일정 수준의 자동화를 생성하고 직원을위한 워크 플로우를 간소화합니다. 대학이나 다 지점 회사와 같은 대규모 조직에는 종종 완전히 자동화 된 프로세스가 있습니다. 새 사람의 이름이 시스템에 입력되면 게시 된 표준을 기반으로 전자 메일 주소가 생성됩니다. 소규모 조직의 경우 명명 규칙 문서를 통해 직원은 비슷한 수준의 일관성을 유지할 수 있습니다.