중소기업의 연료 사용량을 추적하는 가장 좋은 방법

소규모 직원이 있어도 비용을 지불하면 서류를 손에서 쉽게 벗어날 수 있습니다. 마일리지 보고서를 통해 경비 지출과 마찬가지로 신중한 기록을 유지해야합니다. 정확한 시스템을 갖추면 일이 순조롭게 진행되고 큰 두통을 덜 수 있습니다.

펜 및 종이

직원들에게 펜 및 페이퍼 마일리지 로그를 제공하고 자동차에 탑승 할 때마다 로그를 사용하도록 권장합니다. 출품작에는 여행 날짜, 주행 거리계, 목적지 및 목적이 포함되어야합니다. 부서별 정보 또는 비용 코드를위한 공간을 포함 할 수도 있습니다.

로그 수집

하루 또는 시간을 선택하여 마일리지 로그를 수집하고 일관성을 유지하십시오. 월급 날 며칠 전에 원할 것이므로 환불을 지연 대신 포함시킬 수 있습니다. 그래도 여분의 보고서를 받아 볼 수있는 날을 허용하십시오. 때로는 아프거나 바쁘게 지내는 경우가 있습니다. 로그가 만기 될 때마다 미리 알림 이메일을 보내면 문제를 피할 수 있습니다.

디지털 레코드

가능한 경우 마일리지 로그의 디지털 기록을 보관하여 용지 로그 수집 문제를 해결하십시오. 마일리지 로그도 처리 할 수있는 회계 또는 회계 프로그램이있을 수 있습니다. 그렇지 않은 경우 모든 사용자가 액세스 할 수있는 스프레드 시트가 동일한 방식으로 작동해야합니다. 일을 단순하게 유지하기 위해 매주 직원 당 총 마일리지를 포함시킬 수 있습니다. 그것을 사용하여 총 지출을 추적하고 시간 경과에 따른 변화를 확인하십시오. 이는 예산 책정에 영향을 미칠 수 있습니다.