회의 요청 및 보관 지침

회의를 요구하고 개최하기위한 지침을 따라 그것이 생산적이고 그 목적을 달성하는지 확인하십시오. 회의 요청은 이메일 또는 캘린더 초대를 통해 이루어져야합니다. 조직의 소프트웨어 또는 수신자가 사용할 수있는 공통 응용 프로그램을 사용하여 초대장을 보낼 컴퓨터 프로그램을 선택하십시오. 예를 들어 Microsoft Outlook, Apple의 iCal 및 Google 캘린더에는 모두 회의 초대장을 보낼 수있는 옵션이 있습니다. 초청장에는 회의의 목적, 시간, 장소 및 참가자가 명시되어야합니다.

준비되다

회의의 주요 요지와 목표를 요약하여 미리 회의를 계획하십시오. 필요한 경우 유인물이나 프레젠테이션을 작성하여 Chargris Press에 따라 회의에서 정보를 전달하십시오. 유인물에 모든 관련 정보를 기억할 수 있도록 유인물이나 프리젠 테이션 사본을 가져 오십시오. 노트북과 펜을 가지고 오십시오. 회의 참가자들은 종종 질문과 아이디어를 가지고 있습니다. 나중에 질문, 답변 또는 아이디어를 후속 조치하기 위해 회의 중 생각을 적어 두십시오.

방해 하지마

참가자가 논평하거나 질문 할 경우, 개인이 끝날 때까지 답을 붙드십시오. 심리학 투데이 (Psychology Today)에 따르면, 참가자가 프레젠테이션에서 무엇인가를 놓쳤거나 완전히 이해하지 못했기 때문에 정중하게 대답해야합니다. 질문을 외면하는 사람들보다 손을 들어주는 참가자들의 질문에 답하고, 회의를 방해하는 의견이 있으면 대화를 객관적이고 주요한 주제로 되돌립니다. 사람들은 대개 일정이 빡빡하기 때문에 회의를 계속 진행하고 정시에 끝내십시오. GovLeaders.org에 따르면 대부분의 회의는 한 시간 이상 지나서는 안됩니다.

전화를받지 않는다.

참가자가 회의실에 입장 할 때 회의에 참석하는 동안 회의 참석자가 산만 해지지 않도록 휴대 전화를 음소거 해제하십시오. GovLeaders.org에 따르면, 산만 해지면 회의 시간이 길어지고 질문에 대답하거나 프레젠테이션을하는 동안 전자 메일이나 전화를받는 경우가 많습니다. 휴대 전화와 이메일은 의사 소통의 효과적인 방법이지만, 사람들의 그룹을 다룰 때 효과적이지 않습니다.

요약하다

사람들이 회의에서 가져 가고 싶은 것을 요약하고 목표 달성을 위해 귀하 또는 참가자가 취해야 할 조치를 나열하여 회의를 마무리하십시오. 가능한 경우 각 참가자는 목표를 달성하는 데 도움이되는 것에 대해 책임을 져야합니다. GovLeaders.org에 따르면 각 개인의 역할, 개인 작업이 끝나야 할 시점, 후속 조치가 필요한 사람의 역할에 대해 설명하십시오.