직원 운영 매뉴얼 작성 방법

직원 운영 매뉴얼은 신입 사원 교육, 개선 프로세스 검토, 직무 설명 수정 또는 질병 또는 매출로 인한 직원 교체시 특히 유용합니다. 많은 조직에서 직원 작업 매뉴얼을 작성하는 데는 프로세스에 관련된 사람들의 수와 매뉴얼에 포함 할 작업량으로 인해 수 주일이 아니라면 며칠이 걸릴 것입니다. 운영 매뉴얼은 직원 핸드북과 다릅니다. 직원 핸드북은 작업장 정책 및 지침에 초점을 맞추는 반면 직원 작업 지침서는 직무 그룹 또는 부서의 작업 프로세스에 중점을 둡니다.

1.

귀사의 직원 운영 매뉴얼의 목적을 결정하십시오. 일부 회사는 전체 조직에 대해 하나의 설명서를 준비하는 반면, 다른 회사는 각 부서에 대한 직원 운영 설명서를 작성합니다. 귀사에 여러 부서와 대규모 직원 기반이있는 경우 부서별 설명서가 더 나은 선택입니다. 반면에 직원이 회사의 다양한 영역에서 직원의 직무를 전제로 교차 기능적으로 작업하는 소규모 회사가있는 경우 전사적 운영 매뉴얼이 도움이 될 것입니다.

2.

직책과 직책의 목록을 얻으십시오. 초안 단계에서 의견을 제공 할 수있는 각 직무 별 직원을 식별하십시오. 각 직책에 대한 직무 기술서를 정리하고 직무에 따라 그리고 부서별로 분류하십시오. 예를 들어, 모든 관리 지원 작업 설명을 정렬 한 다음 판매, 구매 W 임원 부서의 관리 보조와 같이 부서별로 정렬하십시오.

삼.

작업 설명을 검토하고 작업의 필수 기능을 선택하십시오. 기본 작업을 강조 표시하고 각 작업 작업에 필요한 모든 리소스를 포함하여 각 작업을 수행하는 데 사용되는 프로세스를 설명하십시오. 행정부의 행정 보조 프로세스의 예로 대표 이사는 최고 경영자, 최고 운영 책임자 (COO) 및 최고 재무 책임자 (CFO)와 같은 재직자의 직위를 포함합니다. 필요한 자료에는 기밀 파일 자료, 재무 데이터 및 투자자 관계 자료에 대한 액세스가 포함됩니다. 임원 수준의 프로세스에 대한 세부 사항은 임원 수준의 작업의 기밀성 때문에 해당 부서의 직원에 대한 설명서 사본에 포함될 필요가있을 수 있습니다.

4.

운영 매뉴얼 페이지 초안을 작성하는 각 직위의 직원과 개별 미팅을 예약하십시오. 직원의 업무 설명에 포함 된 작업 목록을 간단히 반복하지 말고 직무 작업을 수행하는 방법에 집중하십시오. 예를 들어 인사 부서의 직원 운영 매뉴얼을 작성하는 경우 채용 및 선발, 직원 관계 및 보상 및 혜택과 관련된 작업을 수행하는 직원으로부터 의견을 얻으십시오. 새로운 직원을 처리하는 방법, 신입 사원을 처리하는 직원, 배경 조사 양식, 약물 검사 정보, 유니폼, 신분증, 컴퓨터 장비의 키 및 로그인 정보와 같은 신입 사원에게 필요한 자료 및 문서화 방법을 자세히 설명합니다.

5.

직원 운영 매뉴얼의 섹션을 부서 기능과 여러 유형의 부서 간 기능에 보냅니다. 인적 자원, 판매, 운송, 회계 및 기타 부서와 같은 부서별 프로세스와 직원 종결 프로세스와 같은 부서 간 기능을 설명하십시오. 해당 부서의 고용 관리자는 직원의 인사 파일을 검토 할 수 있도록 인적 자원에 문의해야합니다. 고용 관리자와 인사 담당자는 일시 중지 또는 해고 사유를 논의하고 정직 또는 종결 결정을 내릴 때 직원과의 면담 회의 일정을 정해야합니다.

6.

직원 운영 매뉴얼을 작성하고 배포 할 때는 재량과 독립적 판단을 사용하십시오. 관리자와 감독자는 일반적으로 할당 된 부서의 프로세스를 알고 있어야하지만, 직무 수행자가 감독자와 관리자가 동일한 유형의 정보를 사용할 필요가없는 일선 직원을위한 운영 매뉴얼의 다른 버전을 제작할 수 있습니다 .

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